ZUGFeRD für Geschäftskunden
Auf Knopfdruck entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung (Factur-X) nach EN 16931. Ihr Kunde kann sie als PDF lesen, seine Software die eingebetteten XML-Daten.
Fristen und Formate
E-Rechnung für kleine und mittlere Betriebe: Fristen und Formate
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit Januar 2025, für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2027. Hier lesen Sie in Ruhe, was davon Ihren Betrieb betrifft und wie das Service-Tool die passenden Formate erzeugt.
Was sich mit der E-Rechnung ändert, in einfachen Worten
Bei der E-Rechnung geht es um das Format, nicht um den Versandweg. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die ein Programm lesen kann, ohne dass jemand Beträge abtippt. Ein einfaches PDF im Anhang einer Mail gehört deshalb nicht dazu. Steuerlich gilt es als sogenannte sonstige Rechnung.
Auf der Empfängerseite hat die Umstellung bereits begonnen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, und wer Ihnen eine E-Rechnung schickt, braucht dazu nicht Ihre Zustimmung.
Beim Ausstellen lässt der Gesetzgeber mehr Zeit. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen schreiben, ein PDF allerdings nur mit Einverständnis des Empfängers. Für 2027 gibt es eine Umsatzgrenze, ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen dann Pflicht. Der Zeitstrahl unten zeigt die Stufen einzeln.
Wer überwiegend für Privatleute arbeitet, muss beim Ausstellen wenig ändern, denn Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter diese Pflicht. E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können muss aber auch dieser Betrieb.
Wann die E-Rechnungspflicht greift
Die Stufen folgen den Angaben des Bundesfinanzministeriums (FAQ, Stand März 2026). Sie betreffen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
1. Januar 2025
Empfang für alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht, eine Zustimmung ist nicht nötig.
2025 und 2026
Übergang beim Ausstellen
Alle dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Papier geht ohne Weiteres, ein PDF oder ein anderes elektronisches Format nur, wenn der Empfänger zustimmt.
2027
Grenze beim Vorjahresumsatz
Unternehmen mit bis zu 800.000 € Umsatz im Vorjahr dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen. EDI-Verfahren, die nicht der Norm entsprechen, bleiben bis Ende 2027 möglich.
1. Januar 2028
Pflicht unabhängig vom Umsatz
Zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung ab diesem Tag für jeden Betrieb vorgeschrieben. Die Ausnahmen weiter unten bleiben bestehen.
Welches Format als E-Rechnung zählt
Im Postfach sehen die Dateien oft ähnlich aus. Entscheidend ist, ob die Rechnungsdaten maschinenlesbar mitgeliefert werden.
| Format | Was es ist | Wer es lesen kann | Gilt als E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Einfaches PDF | Rechnung als Dokument, ohne strukturierte Daten | Menschen | Nein, sonstige Rechnung |
| ZUGFeRD | PDF mit eingebetteter XML-Datei | Menschen und Programme | Ja, ab Version 2.0.1 |
| XRechnung | Reine XML-Datei | Programme, die XML verarbeiten | Ja |
Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die Anforderungen nicht.
Ausnahmen und Sonderfälle
Einige Rechnungen und einige Betriebe sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise: Auch für Fahrausweise gilt die Pflicht zum Ausstellen nicht.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie stellen keine E-Rechnungen aus, müssen eingehende E-Rechnungen aber empfangen können.
- Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher bleiben auf Papier oder als PDF zulässig, eine elektronische Rechnung an sie weiterhin nur mit ihrer Zustimmung.
- Aufbewahrung: Aufzuheben ist der strukturierte Datensatz, also die XML-Datei; zu den Fristen fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Was das Service-Tool bei der E-Rechnung übernimmt
Das Service-Tool ist unsere eigene Betriebssoftware, seit 2020 im Haus entwickelt. Die E-Rechnung ist dort Teil des normalen Rechnungswesens, und kein Beleg wird verbindlich, bevor Sie ihn bewusst freigeben.
XRechnung für Ämter und Behörden
Schreiben Sie an eine Behörde, erzeugt das System eine XRechnung in Version 3.0.2, ebenfalls auf Knopfdruck.
Geprüft mit dem KoSIT-Werkzeug
Beide Formate haben wir mit dem Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) getestet, Stand 17.09.2026.
Eingangsrechnungen mit Freigabe
Belege von Lieferanten fotografieren oder laden Sie hoch. Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus und legt die Buchung vor; gebucht wird erst nach Ihrer Freigabe, das Bild bleibt beim Beleg.
Was die E-Rechnung im Service-Tool kostet
Für die E-Rechnung berechnen wir keine eigene Gebühr. Sie steckt im Grundpaket, zusammen mit dem Kernsystem, einer Branchen-Edition Ihrer Wahl, 50 Lizenzen für Rechner und mobile Geräte, Updates, Support, 5 GB Speicher und KI-Nutzung bis 5 € Gegenwert im Monat.
| Grundpaket Service-Tool | 2.500 € | einmalig |
|---|---|---|
| Laufender Betrieb | 55 € | im Monat |
| E-Rechnung mit ZUGFeRD und XRechnung | inklusive | im Grundpaket |
| Übernahme Ihrer Bestandsdaten | 1.000 € | pauschal, bei CSV oder vergleichbar |
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Angebote nur an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Die Pauschale für die Datenübernahme gilt für maschinenlesbare Daten; liegen sie anders vor, stimmen wir den Aufwand vorher mit Ihnen ab.
E-Rechnung einführen, begleitet aus Wiesbach
Das Service-Tool entwickeln wir in Wiesbach im Landkreis Südwestpfalz. Unser Schwerpunkt liegt in der Pfalz und im Saarland, wir arbeiten aber auch deutschlandweit. Vor einer Entscheidung zeigen wir Ihnen die Rechnungsfunktionen in einer Live-Demo bei Ihnen im Betrieb oder online. Für das kostenlose Erstgespräch kommen Sie gern zu uns nach Wiesbach, oder wir sprechen per Video.
E-Rechnung
Häufige Fragen
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ausstellen müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG dagegen keine. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sowie für Fahrausweise gilt die Pflicht zum Ausstellen ebenfalls nicht. Was das im Einzelnen für Sie bedeutet, klärt Ihre Steuerberatung.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Das hängt davon ab, ob Sie empfangen oder ausstellen. Für den Empfang gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gibt es Stufen: 2025 und 2026 dürfen alle noch sonstige Rechnungen schreiben, 2027 nur noch Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen für alle vorgeschrieben.
Welche Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Im Jahr 2027 entscheidet der Umsatz des Vorjahres. Wer dort bis 800.000 € umgesetzt hat, darf noch sonstige Rechnungen ausstellen, also Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF. Liegt der Vorjahresumsatz darüber, gilt diese Erleichterung nicht mehr, und Rechnungen an inländische Unternehmen gehen als E-Rechnung hinaus. EDI-Verfahren, die nicht der Norm entsprechen, dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. Ob Ihr Betrieb unter der Grenze liegt, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber genauso wie alle anderen inländischen Unternehmen, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ändert sich Ihr steuerlicher Status, sollten Sie die Frage mit Ihrer Steuerberatung neu durchgehen.
Reicht es, eine Rechnung als PDF per E-Mail zu verschicken?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung nach EN 16931, es zählt als sonstige Rechnung. An Geschäftskunden dürfen Sie es 2025 und 2026 noch verschicken, wenn der Empfänger zustimmt, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. An Privatkunden bleibt das PDF zulässig. ZUGFeRD sieht zwar aus wie ein PDF, trägt die Rechnungsdaten aber als XML in sich und zählt deshalb als E-Rechnung.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit dem Service-Tool?
Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt oder machen sie per Klick aus einem Angebot. Netto oder brutto geben Sie ein, der andere Wert wird über den Steuersatz gerechnet, auch bei gemischten Steuersätzen je Position. Verbindlich wird sie erst durch Ihre Freigabe. Als ZUGFeRD-Rechnung für Unternehmen oder als XRechnung für Ämter und Behörden entsteht sie auf Knopfdruck. Alle Beträge werden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.
E-Rechnung in Ruhe umstellen
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Rechnungen und zeigen, wie ZUGFeRD und XRechnung im Service-Tool entstehen.