Gerüstbau
Ein Radar zeigt überfällige Zusatzmieten. Die Kolonne arbeitet mit einer iPad-App, und das Prüf- und Freigabeprotokoll nach BG BAU entsteht mit Unterschrift und Beweis-Fotos.
Software für Handwerker
Handwerkersoftware für Kleinbetriebe: ein Programm statt fünf
Steckt die Rechnung in einem Programm und der Termin im Handy, sucht man abends zusammen, was tagsüber passiert ist. Das Service-Tool ist unsere Handwerkersoftware aus Wiesbach, seit 2020 im eigenen Haus entwickelt.
Der Flickenteppich im Büro
Ein Kunde ruft an, und die Adresse landet auf einem Zettel neben der Kaffeemaschine. Den Termin tippen Sie in den Kalender auf dem Handy. Das Angebot entsteht im Rechnungsprogramm, die Kalkulation dazu in einer Tabellenkalkulation. Fotos vom Aufmaß liegen auf dem Telefon des Gesellen, die Auftragsbestätigung im E-Mail-Postfach. Lieferscheine sammelt der Ordner im Regal. Jedes dieser Werkzeuge tut für sich, was es soll. Eine Handwerkersoftware setzt dort an, wo sie nicht miteinander reden.
Was dieser Zustand kostet, sieht man auf keiner Rechnung. Er steckt in Minuten: Vor der Rechnung wird der Stundenzettel gesucht, und wer einen Kunden zurückruft, weiß nicht auf Anhieb, was beim letzten Einsatz besprochen wurde. Am Monatsende wandern die Belege dann in einer Mappe zum Steuerbüro.
Aus genau diesem Durcheinander ist das Service-Tool entstanden. Wir entwickeln es seit 2020 selbst, und es läuft heute bei Gerüstbauern, Wasserbettencentern, Schreinern und weiteren Fachbetrieben. Kundenakte, Termine, Rechnungen und Firmen-Postfach liegen dort an einer Stelle, und jeder im Betrieb arbeitet mit demselben Stand.
Ein Auftrag auf dem Weg durch die Software für Handwerker
Vom ersten Kontakt bis zum Steuerbüro, am Beispiel eines ganz normalen Auftrags.
Die Anfrage kommt herein
Anfragen von Ihrer Website erscheinen im Dashboard. Ruft jemand an, öffnen Sie seine Kundenakte oder legen ihn neu an; dort sehen Sie auch, was er früher gekauft hat und welche Einsätze es gab.
Der Termin steht
Im Terminplaner vergeben Sie den Termin. Er gleicht sich mit Apple- und Google-Kalendern ab, und über den Web-Kalender auf Ihrer Website können Kunden sich auch selbst einen Termin aussuchen.
Einsatz mit Protokoll am Tablet
Draußen arbeitet Ihr Team je nach Branchen-Edition mit iPad oder Smartphone. Beim Gerüstbau gibt es dafür eine iPad-App für die Kolonne, im Facility Management das Einsatzprotokoll am Smartphone, jeweils mit Unterschrift und Fotos.
Rechnung oder E-Rechnung
Aus dem Angebot wird per Klick eine Rechnung, verbindlich erst nach Ihrer Freigabe. Für Geschäftskunden entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung, für Ämter eine XRechnung. Bleibt die Zahlung aus, geht die Mahnung mit passendem PDF per E-Mail hinaus.
Monatsabschluss an die Steuerberatung
Am Monatsende liefert das System ein BWA-PDF, ein ELSTER-PDF, eine CSV-Datei für DATEV oder Lexware und das gesamte Belegarchiv als ZIP. Eingangsrechnungen haben Sie vorher fotografiert oder hochgeladen. Die KI hat sie ausgelesen, gebucht wurde aber erst nach Ihrer Freigabe.
Branchen-Editionen und Kernfunktionen der Handwerkersoftware
Eine Branchen-Edition nach Wahl ist im Grundpaket enthalten. Für Handwerk und Technik sind vor allem diese vier interessant, dazu kommen Funktionen, die jeder Betrieb nutzt.
Schreiner & Tischler
Mit Foto-Aufmaß und technischen Skizzen beginnt der Auftrag. Raumbuch und Kalkulations-Matrix mit U-Wert und Montagezeiten folgen im selben System.
UVV & Anlagen
Für Metallbauer und Wartungsbetriebe meldet ein Radar fällige Prüfungen. Den Prüfbericht füllen Sie auf dem iPad aus und lassen ihn unterschreiben; der nächste Prüftermin springt automatisch zwölf Monate weiter.
Facility Management
Objekte und Rahmenverträge sind sauber hinterlegt. Das Einsatzprotokoll füllt Ihr Team am Smartphone aus, samt Unterschrift und Fotos.
360°-Kundenakte
Stammdaten, gekaufte Produkte, Service-Historie, Rechnungen, Dokumente und Schriftverkehr stehen in einer Akte, dazu der Stand von DSGVO-Einwilligung und AGB.
Firmen-Postfach je Mitarbeiter
Jeder im Betrieb hat sein Postfach im System, angebunden über IMAP. Eine Mail wandert mit einem Klick in die Akte des Kunden oder Lieferanten.
Worauf Sie bei Handwerkersoftware achten sollten
Diese Punkte gelten für jedes Programm, auch für unseres. Nehmen Sie die Liste gern zu jeder Vorführung mit.
- Ihre Abläufe zuerst: Schreiben Sie auf, wie ein Auftrag bei Ihnen heute läuft, und lassen Sie sich die Software an genau diesem Weg zeigen, am besten an zwei, drei echten Aufträgen.
- Tauglich für draußen: Wer auf Baustellen oder bei Kunden arbeitet, braucht Protokoll und Unterschrift auf Tablet oder Handy und nicht erst abends im Büro.
- E-Rechnung eingebaut: ZUGFeRD und XRechnung sollten ohne Zusatzprogramm entstehen, weil die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen bis 2028 schrittweise Pflicht wird.
- Weg zur Steuerberatung: Fragen Sie, in welcher Form Ihre Steuerberatung die Daten bekommt, etwa als DATEV-Datei, und ob das Belegarchiv mitgeht.
- Alte Daten mitnehmen: Klären Sie vorher, ob und zu welchem Preis Kunden und Artikel aus dem bisherigen Programm übernommen werden.
- Kosten über Jahre: Rechnen Sie einmalige und laufende Kosten über einige Jahre zusammen, bevor Sie Angebote nebeneinanderlegen.
- Ein Ansprechpartner: Wichtig ist, wer ans Telefon geht, wenn am Montagmorgen etwas hakt.
Was kostet eine Handwerkersoftware bei uns?
Unsere Preise stehen offen da. Im Grundpaket stecken das Kernsystem und eine Branchen-Edition, 50 Lizenzen für Schreibtisch und unterwegs, der laufende Betrieb mit Updates und Support, 5 GB Speicher sowie KI-Nutzung bis 5 € Gegenwert monatlich. Module bezahlen Sie einmal, danach laufen sie ohne weitere Kosten mit. Welche ein oder zwei davon zu Ihnen passen, klären wir im Gespräch.
| Grundpaket mit einer Branchen-Edition | 2.500 € | einmalig |
|---|---|---|
| Laufender Betrieb mit Updates und Support | 55 € | monatlich |
| Datenübernahme aus dem Altsystem | 1.000 € | pauschal |
| Modul Auftragsabwicklung mit frei wählbaren Phasen | 850 € | einmalig, auf Wunsch |
| Modul HR & Zeiterfassung | 750 € | einmalig, auf Wunsch |
Nettopreise zzgl. MwSt.; Angebote nur an Unternehmer nach § 14 BGB. Die Pauschale zur Datenübernahme setzt Bestandsdaten voraus, die maschinenlesbar vorliegen (CSV oder vergleichbar). Andernfalls stimmen wir den Aufwand vorher ab.
Live-Demo im Betrieb oder am Bildschirm
Das Service-Tool entsteht in Wiesbach im Landkreis Südwestpfalz. Die Live-Demo machen wir bei Ihnen im Betrieb oder online, je nachdem, was Ihnen lieber ist. Viele Fragen klären sich schneller, wenn Sie dabei Ihre eigenen Aufträge vor Augen haben. Unser Schwerpunkt sind Pfalz und Saarland, wir arbeiten aber auch deutschlandweit.
Handwerkersoftware
Häufige Fragen
Welche Handwerkersoftware passt am besten zu meinem Betrieb?
Das hängt von Ihrem Betrieb ab und weniger von Ranglisten. Ein Gerüstbauer braucht andere Protokolle als ein Schreiner mit Aufmaß und Raumbuch. Prüfen Sie jedes Programm an einem echten Auftrag, von der Anfrage bis zur Rechnung. Fragen Sie außerdem, wie die Daten zu Ihrer Steuerberatung kommen, und rechnen Sie die Kosten über mehrere Jahre. Die Liste oben hilft beim Vergleich, auch wenn Sie sich am Ende für ein anderes Programm entscheiden.
Gibt es eine kostenlose Handwerkersoftware?
Unsere ist nicht kostenlos, das sagen wir offen: Das Service-Tool kostet 2.500 € einmalig und 55 € im Monat, jeweils zzgl. MwSt. Kostenlos ist bei uns das Erstgespräch. Die Software zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo, bei Ihnen im Betrieb oder online, damit Sie sie an Ihren eigenen Abläufen sehen, bevor Sie etwas entscheiden. Ob ein kostenloses Programm genügt, hängt davon ab, wie viel von Ihrer täglichen Arbeit es wirklich abdeckt.
Was kostet eine Handwerkersoftware?
Bei uns hat der Preis zwei Teile: 2.500 € einmalig für das Grundpaket mit einer Branchen-Edition und 55 € im Monat für den laufenden Betrieb mit Updates und Support, jeweils zzgl. MwSt. Kommen Daten aus einem Altsystem mit, kostet die Übernahme pauschal 1.000 €, sofern sie maschinenlesbar vorliegen. Zusätzliche Module wie die Auftragsabwicklung für 850 € zahlen Sie einmal. Den genauen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Kann ich die Software auf der Baustelle am Handy nutzen?
Ja. Im Grundpaket sind 50 Lizenzen für Desktop und mobile Geräte enthalten. Je nach Branchen-Edition gibt es Protokolle auf iPad oder Smartphone mit Unterschrift und Fotos, etwa die iPad-App für die Gerüstbau-Kolonne oder den Prüfbericht für UVV-Prüfungen. Den Terminplaner gleichen Sie mit Apple- oder Google-Kalender ab, damit Sie Ihre Termine auch auf dem eigenen Telefon haben.
Können wir unsere Daten aus dem alten Programm übernehmen?
Wenn die Daten maschinenlesbar vorliegen, zum Beispiel als CSV-Export, übernehmen wir sie zum Pauschalpreis von 1.000 € zzgl. MwSt. Liegen sie in anderer Form vor, sehen wir sie uns vorher an und stimmen den Aufwand mit Ihnen ab. Welche Bestände sinnvoll mitkommen, etwa Kunden oder Artikel, besprechen wir im Erstgespräch.
Zeigen Sie uns einen echten Auftrag
Bringen Sie einen Auftrag aus Ihrem Alltag mit, und wir gehen ihn in der Live-Demo Schritt für Schritt im Service-Tool durch.